Les financements privés proviennent des contributions des familles et de dons.
Contributions des familles
Ce que l’on appelait les scolarités, devenues aujourd’hui les contributions des familles, constituent une ressource essentielle pour assurer la pérennité de l’établissement d’Enseignement catholique.
La contribution des familles est la participation financière qui est demandée aux parents d’élèves en contrepartie de la scolarisation de leur enfant dans un établissement d’enseignement privé associé à l’Etat par contrat.
La contribution financière sert en effet à couvrir les dépenses liées au caractère propre de l’établissement scolaire (animation pastorale et éducative propre à l’établissement) et celles liées à la rénovation du patrimoine immobilier.
Il est donc primordial de s’intéresser à cette ressource qui se situe selon les cas entre 20 et 30% du total des ressources annuelles d’un établissement scolaire
(ordre de grandeur moyen : 1/4).
L’importance des contributions des familles mérite ainsi une gestion plus attentive, plus rigoureuse et plus audacieuse.
Les contributions doivent augmenter régulièrement chaque année.
Definition- cadre juridique des contributions des familles
Des bonnes pratiques à respecter
- La caution : elle est demandée lors de la première inscription de l’enfant et redonnée en totalité lorsque l’élève quitte l’établissement, s’il n’y a pas d’impayés (peut correspondre à un trimestre de contribution).
- Les frais de dossier : de 10 à 40 €, ils sont non remboursables et correspondent à des frais de gestion de l’inscription. Ils doivent être mentionnés sur l’avenant financier annuel.
- Avances d’inscription et de réinscription: correspond à 1 ou 2 mois de contributions, elles sont demandées pour lutter contre les multi inscriptions. Elles sont imputables sur le 1er trimestre scolaire de l’année scolaire suivante et ne peuvent être déposées en banque que 2 mois avant la rentrée.
- Les indemnités de rupture en cours d’année (du fait des parents et sans cause réelle et sérieuse) : lorsque l’enfant quitte en cours d’année l’établissement, les contributions des familles restent dues au « prorata temporis ». Les clauses du type « tout trimestre commencé est dû » sont illégales. Il peut être demandé une indemnité de résiliation, qui ne peut excéder un ou deux mois de contributions, si la résiliation n’est pas justifiée par une cause réelle et sérieuse. Ces précisions doivent figurer dans le contrat de scolarisation
De l’utilité d’informer les parents de leurs engagements à l’égard de l’établissement scolaire de leurs enfants
La mise en place d’un contrat de scolarisation comportant des indications financières est vivement recommandée. Le contrat de scolarisation, comportant les tarifs de la scolarisation et des prestations parascolaires, les modalités de paiement, doit être transmis aux parents d’élèves lors de l’inscription, celle-ci ne devenant définitive qu’à la signature de ce contrat par les parents d’élèves et le chef d’établissement. Ce contrat est signé annuellement et comprend différentes annexes tel que le règlement financier avec les différents tarifs, sachant que ceux-ci ne peuvent subir d’augmentation au cours de l’année scolaire.
Pour aller plus loin et consulter la note explicative complète ainsi que les différentes annexes, cliquer ici
Recouvrement des contributions et gestion des impayés
La question du traitement des impayés se révèle souvent délicate à régler. Il convient de concilier les contraintes d’une gestion financière rigoureuse avec la vocation d’accueil des élèves au sein des établissements d’enseignement catholique, quelles que soient les ressources des parents.
Les établissements doivent faire preuve de vigilance et adopter des mesures préventives pour limiter le risque d’impayés :
- Faire signer aux parents un contrat de scolarisation avec des avenants financiers
- Demander des acomptes et le pré paiement des prestations accessoires
- Privilégier le prélèvement automatique mensuel
- Mettre en place une procédure de suivi des impayés
Pour le recouvrement des créances, l’OGEC doit mettre en place une procédure pour que le recouvrement soit rapide et efficace. Il convient d’agir dès les premiers impayés pour éviter l’accumulation et prendre rapidement les mesures nécessaires. La rapidité de traitement des créances impayées influence directement la probabilité de recouvrement.
Pour mémoire la prescription des impayés des contributions des familles ou prestations accessoires (cantine, garderie, internat,…) est de 2 ans (art L218-2 du code de la consommation). Il n’est plus possible de réclamer un impayé à une famille 2 ans après l’envoi de la facture, si aucune réclamation n’a été faite durant ce délai de 2 ans pour le suspendre.
Exemple de procédure de recouvrement des créances, à valider par le conseil d’administration de l’OGEC :
- Définir le rôle et les responsabilités de chacun (comptable, chef d’établissement, OGEC)
- Pointage régulier des comptes familles (tous les mois)
- Périodes ou dates d’envoi des courriers de relance en définissant le contenu et le(s) signataire(s) des courriers successifs (exemple: 1ère relance simple après 15 jours de retard, 2nde lettre simple si pas de réponse après 10 jours, 3ème relance recommandée sous forme de mise en demeure après 10 jours)
- Préciser les cas de déclenchement d’une rencontre avec une famille débitrice
- Définir les conditions d’octroi de délai de paiement et de remise de dette
- Préciser les cas de recours à un cabinet de recouvrement et définir les modalités de poursuite de la procédure judiciaire
Par ailleurs, l’UDOGEC a signé une convention avec un cabinet d’huissiers SCP BLOT.
La première phase amiable n’entraîne pas de frais en cas d’échec. L’ensemble des modalités sont précisées dans la convention.
La personne à contacter : Mme Becquet 02 40 12 51 07 secteur17@huissier-nantes.com
Convention Huissier UDOGEC/SCP BLOT
Dons
Les dons peuvent être dédiés à des projets d’investissement immobilier mais également à des projets d’équipement numérique, sportif, des projets de solidarité ou projets culturels.
