Pour assurer son fonctionnement, l’OGEC, comme toute association, est doté d’organes de délibération et d’administration décrits dans ses statuts.
- Assemblée Générale Ordinaire
- Conseil d’Administration
- Bureau de l’OGEC
- Fonctionnement d’un établissement catholique
- Formalités à accomplir après l’élection d’un nouveau Président d’OGEC
Assemblée Générale Ordinaire (organe de délibération)
L’Assemblée Générale Ordinaire (AGO) se réunit au moins une fois par an, dans la période qui suit la clôture de l’exercice comptable (31/08).
Les membres de droit (Directeur Diocésain, Présidente UDOGEC et Président(e) Apel de l’établissement) ainsi que les membres actifs (parents ayant formalisé leur souhait d’adhérer) sont invités à l’AGO. Pour cela, une convocation doit leur être adressée.
L’Assemblée Générale Ordinaire :
- présente les rapports d’activité, financier et d’orientation ; ces trois rapports doivent être approuvés par vote à main levée ou à bulletin secret si une personne en fait la demande,
- renouvelle le conseil d’administration, soit par le jeu du 1/3 sortant, soit par nouvelle élection. Le vote se fait à main levée ou bien à bulletin secret. Les résultats sont inscrits dans le registre de l’OGEC,
- donne « quitus » aux administrateurs pour la gestion de l’établissement,
- détermine également les orientations générales et budgétaires : investissements, immobilier, social, …
- nomme éventuellement un Commissaire aux Comptes si l’association remplit au moins 2 des 3 critères suivants : bilan de 1 550 000 €, chiffre d’affaires de 3 100 000 € ou effectif supérieur ou égal à 50 salariés.
Modèle-feuille-de-présence-AGO
Qui vote à l’Assemblée Générale ?
Conformément aux statuts de l’OGEC, les membres de droit, les membres élus au conseil d’administration et les membres actifs peuvent voter à l’Assemblée générale.
Mais qui sont les membres actifs ?
Dossier Adhésion des membres actifs
Conseil d’Administration (organe d’administration)
Le Conseil d’Administration (C.A) se réunit aussi souvent que l’exige l’intérêt de l’OGEC, au moins 3 fois par an. Son rôle est de gérer l’association OGEC conformément aux statuts.
Les administrateurs du C.A sont :
- d’une part, les membres élus lors de l’assemblée générale (3 à 18) sont élus pour trois ans (rééligibles) et doivent avant leur élection, signer la convention sur les droits et devoirs des administrateurs,
- d’autre part, les membres de droit :
- Responsable de la tutelle (directeur diocésain)
- Président UDOGEC ou un représentant
- Président de l’Apel de l’établissement
Par ailleurs, le chef d’établissement est invité avec une voix consultative.
A ne pas oublier :
Pour tous vos envois de convocations de réunions au conseil d’administration et d’assemblée générale d’OGEC, procès-verbaux de réunions de CA et d’AG, composition de bureaux OGEC et autres éléments de vie associative de l’OGEC, nous vous remercions d’utiliser l’adresse : udogec@ec44.fr.
– Transmission de la liste des membres de votre conseil d’administration OGEC à l’UDOGEC
– Convocation avec ordre du jour à tous les membres y compris les membres de droit
Modèle Convocation Conseil d’Administration & ordre du jour
– Rigueur du déroulement et suivi de l’ordre du jour
– Rédaction et envoi d’un compte-rendu aux administrateurs y compris les membres de droit
Modèle Compte rendu-CONSEIL-DADMINISTRATION-OGEC
Remarques :
Pour les établissements sous contrat d’association, le représentant de la collectivité territoriale qui participe aux dépenses de fonctionnement (la commune pour l’OGEC d’une école, le Conseil Général pour l’OGEC d’un Collège et le Conseil Régional pour l’OGEC d’un Lycée) est invité lorsque le budget de fonctionnement des classes est évoqué.
Bureau de l’OGEC
Le bureau de l’OGEC est élu par le conseil d’administration. Il est chargé de préparer l’ordre du jour du CA. De plus, il est la structure adaptée pour des échanges d’ordre confidentiel.
Sa composition est la suivante :
- un président : représente légalement l’association. Selon la Charte du Président d’OGEC, son mandat ne peut excéder 3 ans mais il est renouvelable
- un vice-président : doit pouvoir remplacer le président en cas d’empêchement
- un secrétaire : a la responsabilité des tâches administratives prévues dans les statuts
- un trésorier : a la responsabilité de la comptabilité générale et de la gestion (bilan, compte de résultat, budget prévisionnel.
Enfin, le chef d’établissement participe aux réunions de bureau.
Formalités à accomplir après l’élection d’un nouveau Président d’OGEC
Des formalités sont à effectuer à chaque élection de bureau et lors de l’élection ou du renouvellement du/de la président(e).
1-Déclarer le nouveau bureau en préfecture
Cette formalité s’accomplit :
- Soit par courrier (utiliser le Formulaire cerfa_13971-03 et le Modèle de courrier pour la préfecture ) – Joindre une enveloppe affranchie au tarif en vigueur à l’adresse de gestion de l’association pour recevoir le récépissé.
- Soit en ligne sur le site du service public en créant un compte association
Dans les deux cas (déclaration courrier ou en ligne), il faut joindre l’extrait de délibération du CA-pour l’élection du bureau OGEC.
2- Actualisation des délégations sur les comptes bancaires
Il faut voter en conseil d’administration une délibération pour mettre à jour les délégations bancaires et envoyer une copie signée de la délibération à la banque (télécharger le Modèle-extrait-délibération-du-CA-pour-délégation-de-signature-sur-les-comptes-bancairesl).
3- Signature de la charte du président OGEC
Et envoi de la Charte du président d’OGEC à l’UDOGEC par mail udogec@ec44.fr ou par courrier en 3 exemplaires, pour signature par le Directeur Diocésain et la Présidente de l’UDOGEC.
4- Transmission de la Composition de votre CA OGEC à l’UDOGEC
Par courrier ou par mail à udogec@ec44.fr
- Les coordonnées du nouveau président OGEC et des membres de l’OGEC ( fiche à télécharger)
- Une copie de la déclaration du bureau en préfecture.
5- Informer les partenaires habituels de l’OGEC (personnel OGEC, enseignants, mairie, etc.)
6- Conserver sous ISIDOOR et ses archives, la copie de la déclaration du bureau en préfecture et la copie du récépissé délivré par la préfecture
Une copie de la déclaration de bureau en préfecture et une copie du récépissé délivré par la préfecture.
Remarque :
Sur ISIDOOR https://www.isidoor.org/, module « Isi Pilote » mis à disposition des OGEC par la FNOGEC, vous retrouverez :
- Tous les documents de vie associative de votre OGEC classés par année s’ils ont bien été transmis régulièrement à l’UDOGEC (statuts, convocations, comptes-rendus…) ;
- Les documents de gestion de votre OGEC (états financiers) si vous êtes adhérent au service d’aide à la gestion de l’UDOGEC.
